Viết profile công ty: cần phá bỏ lối tư duy cũ
Thiết kế profile
Trong bộ tài liệu bán hàng (sales kit), Profile công ty (hoặc Portfolio – đối với công ty dịch vụ) là hạng mục quan trọng nhất, luôn yêu cầu cô đọng nhưng đầy đủ về nội dung, ấn tượng và khác biệt về hình thức thiết kế. Nếu đã từng tham khảo nhiều profile doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh trong lĩnh vực nông nghiệp/ công nghiệp, bạn dễ dàng nhận thấy sự chán ngắt và khuôn mẫu trong đó. Thật may là điều này ít xảy ra đối với các doanh nghiệp ngành dịch vụ (“ít” nghĩa là vẫn “có” nhé), có lẽ vì sự năng động của ngành này và bởi sản phẩm “dịch vụ vô hình” nên cách gọi tên hay thể hiện bằng hình ảnh cũng đa dạng và sống động hơn.
Ở phầntiếp theo của bài viết này chúng ta sẽ cùng bàn luận về một hướng đi khác, phá bỏ lối viết khuôn mẫu đã già cỗi hàng thế kỷ, chữa bệnh “nhàm chán” cho profile của các công ty ngành Công nghiệp và Nông nghiệp nói chung.
Đầu tiên …. bao giờ cũng là “Lời đầu tiên”
“Lời đầu tiên, ban Giám đốc và tập thể cán bộ nhân viên công ty TNHH Một thành viên Duy Nhất xin gửi lời chào và kính chúc Quý Khách hàng, Đối tác sự thành công, thịnh vượng”.
“Lời đầu tiên, Công ty CP Thương mại và Đầu tư Đông Tây xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý đối tác và khách hàng đã luôn đồng hành và ủng hộ chúng tôi trong nhiều thập kỷ qua, tạo nên thành công vượt trội và tên tuổi Đông Tây lớn mạnh khắp Bắc Nam”.
Chỉ có chuyện cổ tích mới có thể trường tồn trong mô típ bắt đầu “ngày xửa ngày xưa…” mà thôi.
Câu hỏi đặt ra là: có nên dành suất mở màn vedette cho những câu như trên? Nếu không thể xuất hiện một cách ấn tượng thì tại sao không đi thẳng vào vấn đề chính? Tốn thời gian nói vòng vo, bày tỏ rằng bạn đang “quan tâm đến người đoc” làm gì, để rồi sau đó chỉ nguyên “nói về bản thân” bạn? Nào tầm nhìn, sứ mệnh, nào bề dày lịch sử, nào máy móc công nghệ hiện đại, quy trình sản xuất chuyên nghiệp … có chỗ nào cho thấy bạn đang “quan tâm” đến khách hàng/ đối tác ngoài câu chúc đầu tiên đó không? Cho nên, hãy thành thật ngay từ đầu, không làm tốn thời gian của cả hai bên, bỏ qua những lễ nghĩa rườm rà đó đi.
Ví dụ: Kính chào Quý Khách hàng, Đối tác. Chúng tôi là Công ty CP chế biến nông sản Bội Thu, được thành lập từ năm 1992 tại một nông trang nhỏ thuộc vùng đồng bằng châu thổ sông Hồng….
Hãy viết như là bạn đang vẽ cho khách hàng một bức tranh tả thực vậy. Sức mạnh của hình ảnh và trí tưởng tượng luôn là vô biên và có tác động tích cực bất ngờ.
Câu hỏi tiếp theo: Có cần thiết phải để những câu đó trong profile?
Đối tượng sẽ đọc Profile công ty bạn là ai? Là những khách hàng, nhà đầu tư tiềm năng – có thể sẽ gật đầu hoặc lắc với bạn sau khi đọc cuốn profile này. Vậy thì có lý do nào để họ phải nhận “lời cảm ơn” từ “nhiều thập kỷ qua” của bạn vọng lại? Họ còn chưa kịp hiểu rõ bạn, chưa từng làm việc với bạn. Cho nên không cần phải cảm ơn thừa thãi như thế, hãy thật logic trong tư duy. Thay vì cảm ơn, hãy tập trung vào việc bán hàng, hãy thẳng thắng cho họ biết bạn khao khát cơ hội được hợp tác/ phục vụ khách hàng, chứng tỏ năng lực của bạn với họ và đem đến cho họ trải nghiệp sản phẩm thực tế ấn tượng.
Ví dụ: Công ty CP chế biến nông sản Bội Thu rất mong muốn sẽ nhận được sự ủng hộ và hợp tác từ phía khách hàng/đối tác để chúng tôi được đưa những sản phẩm nông sản xanh – sạch – an toàn đến bàn ăn của gia đình bạn.
Thứ hai là cách xưng hô.
Trong Tiếng Việt có nhiều ngôi và phân cấp ngôn từ sang trọng – trung lưu – bình dân khá phức tạp nên để bày tỏ sự trân trọng đối với “người đọc” các công ty buộc phải dùng ngôi thứ ba “Quý đối tác”, “Quý khách hàng” mà không dám dùng các từ thay thế. Bởi vậy nên việc lặp từ và khô cứng là khó tránh khỏi.
Nhưng hãy nghĩ thật đơn giản, dù đối tượng của bạn là khách hàng lớn hay đối tác doanh nghiệp thì đứng trước cuốn profile, vai của họ đều là “người đọc”. Vậy thử bất chấp tất cả để trò chuyện thân mật bằng cách xưng: “chúng tôi – bạn” hay “Bội Thu – bạn”. Đây mới là thứ thể hiện doanh nghiệp bạn đang “quan tâm” đến đối tác/ khách hàng tiềm năng.
So sánh câu dưới đây với ví dụ ngay trên, bạn sẽ thấy độ mềm dẻo và đi vào lòng người của câu văn sẽ tụt giảm nghiêm trọng.
“Công ty CP chế biến nông sản Bội Thu rất mong muốn sẽ nhận được sự ủng hộ và hợp tác từ phía Quý khách hàng và đối tác để chúng tôi được đưa những sản phẩm nông sản xanh – sạch – an toàn đến bàn ăn của gia đình Quý khách hàng, đối tác.”
Thứ ba là nói dài dòng về sản phẩm hoặc là không nói gì
Nhiều profile của công ty phân phối các loại máy móc công nghiệp trích nguyên phần lịch sử ra đời của dòng máy (ai đã phát minh và từ khi nào), của hãng sản xuất nước ngoài (ra đời như nào, lớn mạnh như nào) hoặc đi vào mô tả quá chi tiết các bộ phận, chức năng sử dụng của máy móc. Điều này khiến profile kéo dài hai ba chục trang, khách hàng nhìn thấy đã “ngại ngùng”. Vậy nên luôn nhớ nguyên tắc 2D: “đủ” và “đọng”. Chỉ cần đưa ra những thông tin ngắn gọn, muốn biết chi tiết hơn hay có thắc mắc, khách hàng có thể tìm hiểu trên website của bạn hoặc cơ hội càng tuyệt vời hơn khi họ trực tiếp hỏi và nhân viên kinh doanh có cơ hội thể hiện sự hiểu biết, khả năng thuyết phục của mình.
Ngược lại với trường hợp trên, nhiều công ty lại “im lặng” trước sản phẩm của mình, chỉ để lại tên cùng hình ảnh minh họa. Sẽ thật lãng phí vì đây mới là điểm mấu chốt để khách hàng nhận ra sản phẩm của bạn khác biệt hay nổi trội hơn đối thủ ở điểm nào.
Thứ tư là lối dẫn dắt một bề
Đâu đâu cũng thấy bố cục profile sẽ là: Về chúng tôi (Thành lập – Thành tựu – Tầm nhìn –Sứ mệnh – Giá trị cốt lõi), Sản phẩm của chúng tôi, Khách hàng tiêu biểu của chúng tôi và chấm hết.
Thử dẫn truyện khác đi nào. Bạn hoàn toàn có thể bắt đầu nói về Sản phẩm, sau đó kể ra những khách hàng lớn rồi khéo léo giải thích sự tin chọn của họ bằng những thế mạnh, sự khác biệt trong tôn chỉ hoạt động, lãnh đạo và thành tựu đáng ngưỡng mộ của doanh nghiệp bạn. Cuối cùng mới đề cập đến “giấy khai sinh” cũng chưa muộn. Đây là cách cung cấp thông tin hình phễu: đặt những thứ quan trọng lên đầu và kết thúc thật nhỏ gọn. Trí nhớ con người có hạn nên nếu muốn thể hiện sự “quan tâm” của bạn đến khách hàng, hãy chắt lọc cho họ những gì cần thiết nhất ….
Thứ năm cũng là kết thúc “chấm hết”
… và nhớ đừng kết thúc bằng một dấu “chấm hết” mọi thứ như chưa từng xảy ra. Hãy khép lại bằng cách mở ra một trang mới, đặt những câu hỏi mở như “Bội Thu có thể giúp gì cho bạn?” hoặc “Sản phẩm nào bạn mong muốn sở hữu nhất?” hoặc “Đến lượt bạn, hãy để Bội Thu hiểu về vấn đề bạn đang gặp phải!” rồi tiếp tục cuộc trò chuyện, đàm phán để ký kết hợp đồng lâu dài. Đừng khiến khách hàng gập lại cuốn profile rồi tiện thể gập luôn nhu cầu mua hàng của bạn.
Nói cho cùng, con người vẫn luôn dùng thị giác để nhận định sự vật trước khi khởi động các cảm quan khác. Cho nên, dù bạn đã dày công xây dựng nội dung profile tối ưu thì vẫn chưa thể thuyết phục khách hàng nếu trình bày chúng một cách buồn tẻ. Cần xen kẽ những câu từ với những hình ảnh phù hợp mà thu hút, dàn chúng trên những trang giấy chất lượng với gam màu bắt mắt và thiết kế độc đáo, hiện đại. Cuốn ebook với tựa “Thiết kế Profile chuyên nghiệp” được biên soạn bởi đội ngũ chuyên môn của Sao Kim sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về yêu cầu đối với một profile doanh nghiệp và các bước trong thiết kế profile chuyên nghiệp trong hành trình giành lấy “cái gật đầu” của khách hàng. Tải miễn phí tại đây.
Tham khảo thêm những dự án Sao Kim đã thực hiện để lấy cảm hứng hoặc để bạn hiểu hơn về năng lực của chúng tôi. Biết đâu chúng ta có thể hợp tác để giúp bạn sở hữu một profile thuyết phục hơn, tăng 300% cơ hội bán hàng và trúng thầu.
Cũng đừng quên ghé thăm Blog này và cho chúng tôi biết quan điểm của bạn vì vẫn còn rất nhiều vấn đề xoay quanh một profile doanh nghiệp thời hiện đại cần chúng ta bàn luận thêm trong thời gian tới!
Nguồn: Sao Kim Branding
Chuyên gia hàng đầu về thiết kế thương hiệu
Xem thêm những bài viết khác:
- Thiết kế profile: tổng hợp thông tin cần thiết nhất cho doanh nghiệp
- Thiết kế hồ sơ năng lực thế nào khi bạn là doanh nghiệp mới
Viết profile công ty: cần phá bỏ lối tư duy cũ
Thiết Kế Annual Report Vinamilk 2018
Dự án Báo Cáo Thường Niên Vinamilk 2018 do Memilus thiết kế và in ấn
