Category Archives: Kĩ năng thuyết trình

Phần hỏi đáp cuối buổi thuyết trình rất quan trọng tăng tương tác, lôi kéo sự quan tâm và là cơ hội để bạn mở rộng thêm nội dung chia sẽ. Tuy nhiên đây cũng là phần rất khó khăn khi đa phần khán giả khá mệt mỏi sau một thời gian dài tập trung nghe bạn nói nên không còn hứng thú cho phần này nữa. Bạn cảm thấy bất lực khi không thể lôi kéo khán giả tích cực tham gia đặt câu hỏi cho bài thuyết trình của bạn mặc dù họ có vẻ rất quan tâm đến phần nội dung mà bạn nói. Để khán giả thoải mái trao đổi hơn, bạn có thể tham khảo những lời khuyên sau:

Chuẩn bị kỹ lưỡng thiết kế powerpoint đẹp

Điều này có vẻ hiển nhiên, không cần phải nhắc nhở. Nhưng thực tế đã có rất nhiều nhà thuyết trình tự làm hỏng phần hỏi đáp vì không thể trả lời thuyết phục các câu hỏi của khán giả. Họ luôn ấp úng và có nhiều sai sót trong phần trả lời.

Hãy chắc chắn rằng đã tham khảo đủ tài liệu và nắm vững kiến thức cho bất cứ câu hỏi nào, sau đó bắt tay vào làm slide đẹp, ấn tượng. Muốn được như vậy bạn phải tích cực đầu tư nghiên cứu cũng như luyện tập kỹ. Một trong những phương pháp luyện tập hay là tự đặt ra các câu hỏi cho mình và tập trả lời chúng.

Đừng để những câu hỏi làm gián đoạn phần trình bày powerpoint thuyết trình của bạn

Đôi khi vấn đề lại đến từ các khán giả quá nhiệt tình đặt câu hỏi vào lúc bạn vẫn còn đang thể hiện nội dung của bài thuyết trình. Những câu hỏi không đúng lúc gián đoạn bài nói chuyện của bạn.

Để tránh trường hợp này, bạn hãy thống nhất với khán giả ngay từ đầu là bạn sẽ trả lời mọi câu hỏi liên quan khi kết thúc bài thuyết trình. Khán giả có thể yên tâm là mình được hỏi và họ cũng có khả năng đưa ra câu hỏi tốt hơn sau khi đã nghe toàn bộ nội dung mà bạn muốn trình bày.

Đưa ra câu trả lời đơn giản, dễ hiểu

Vào thời điểm này, mọi người đã khá mệt mỏi rồi, bạn không nên thử thách sự tập trung của họ bằng câu trả lời quá rắc rối, phức tạp. Hãy nói ngắn gọi, đơn giản thôi vì bạn vẫn có thể bổ sung cụ thể hơn nếu khán giả yêu cầu cơ mà. Sử dụng thêm dữ kiện, số liệu và nêu kinh nghiệm trước đây cũng là cách hay cho một câu trả lời ngắn gọn mà thuyết phục.

Mặt khác, hãy thẳng thắn thừa nhận nếu như vấn đề đó bạn không biết hoặc không thể trả lời ngay lập tức. Hứa rằng bạn sẽ tìm hiểu thêm và trả lời họ sau.

Mặt khác, nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói thật với họ. Tốt nhất là trung thực còn hơn là đưa ra một câu trả lời sai. Hãy nói với họ rằng bạn sẽ tìm hiểu về câu hỏi của họ và trả lời cho họ sau. Điều này sẽ đảm bảo được lòng tin của người nghe.

Trả lời ngắn gọn

Cố gắng đưa ra câu trả lời ngắn gọn, súc tích, tiết kiệm thời gian của khán giả. Cố gắng trả lời hết tất cả các câu hỏi, nếu như còn thời gian có thể quay trở lại bổ sung cho những câu hỏi cần giải thích thêm.

Nhắc lại những câu hỏi rắc rối

Hỏi lại để chắc chắn rằng bạn hiểu đúng điều mà khán giả muốn hỏi, ngoài ra nó giúp bạn có thêm thời gian để suy nghĩ và đưa ra một câu trả lời tốt hơn. Việc nhắc lại có thể làm cho một câu hỏi có vẻ như không dễ trở nên rõ ràng hơn, như vậy nó sẽ dễ hiểu hơn.

Cho biết bạn sẽ trả lời thêm bao nhiêu câu hỏi nữa

Đây chính là cách để bạn thông báo cho khán giả biết rằng phần Hỏi-đáp sắp kết thúc. Khán giả sẽ có thời gian chuẩn bị hơn và không phật ý khi phần này kết thúc đột ngột mà họ chưa được hỏi.

Memilus Presentation Agency|Thiết kế powerpoint chuyên nghiệp

Chi phí của một bài thuyết trình Powerpoint kém thật đáng kinh ngạc. Ian Parker trong The New Yorker Magazine đã cho rằng theo ước tính của Microsoft có hơn 30 triệu bài thuyết trình được thực hiện mỗi ngày. Nếu chúng ta giả định một số thông số cuộc họp ước lượng bốn người một bài thuyết trình, trình bày trung bình nữa giờ một bài thuyết trình  và thời gian lãng phí do trình bày kém là một phần tư thời gian trình bày,dẫn đến thời gian lãng phí của mọi người tổng cộng 15 triệu giờ  một ngày. Ở một mức lương trung bình $ 35,000 mỗi năm cho những người tham dự cuộc họp, chi phí đó là lãng phí thời gian đáng kinh ngạc $ 252,000,000 và thay đổi từng ngày.

Vì vậy, hiện nay nhiều người luống cuống khi thấy người hướng dẫn mở máy lên và lao vào làm slide thuyết trình PowerPoint. Chúng tôi đã nhìn thấy rất nhiều báo cáo powerpoint xấu mà chúng tôi nhận được sợ hãi mỗi khi chúng ta thấy một số khác bắt đầu. Trong thực tế, nó không phải là công cụ mà chúng ta không thích, đó là cách mà công cụ được sử dụng mà chúng ta không thích.

Nhiều người hướng dẫn sử dụng slide powerpoint như một công cụ thường, họ không cần một kế hoạch rõ ràng cho sự diễn giải của họ, họ không nghĩ rằng cần phải thiết kế powerpoint chuyên nghiệp. Tất cả mọi công cụ chỉ hữu dụng nếu ta biết sử dụng nó triệt. Sau đây là một vài trường hợp khán giả nhận xét sau bài thuyết trình kém hiệu quả của bạn .

Chúng tôi ko thể hình dung đc các vấn đề quan trọng của sự trình bày

Khi 1 buổi trình bày không đc lên kế hoạch thật tốt, nghĩa là không xác định được mục tiêu của bài báo cáo. Không có mục đích trong suy nghĩ, các bài thuyêt trình có xu hướng quanh co xung quanh mục đích chính. Chúng tôi muốn có một người dẫn chương trình để quyết định loại trình bày mà họ muốn cung cấp (hầu hết các bài thuyết trình kinh doanh là thông tin hoặc thuyết phục) và là mục tiêu cần vươn tới. Sau đó, người dẫn chương trình nên phân tích các đối tượng và lập kế hoạch di chuyển thông điệp tới khán giả, nơi họ có ngày hôm nay để các mục tiêu mong muốn. Nếu không có một thông điệp rõ ràng, trình bày lãng phí thời gian của khán giả. Trong một bối cảnh quản lý, thường xuyên lãng phí thời gian với bài thuyết trình hiệu quả để quyết định có thể lãng phí hàng chục ngàn đô la mỗi năm do sự thêm thời gian phải được thực hiện để có được các thông tin thích hợp để đưa ra quyết định. Trong các tình huống kinh doanh, doanh số bán hàng bị mất do thuyết trình không hiệu quả có thể tổng số trong sáu con số.

Chúng tôi không thể nhìn thấy slide powerpoint trên màn hình

Nếu khán giả không thể nhìn thấy những gì trên màn hình, họ chắc chắn sẽ không thể nhận được thông tin. Quá nhiều báo cáo viên lựa chọn văn bản và màu nền tương phản, vì vậy những từ hòa nhập vào nền thay vì nổi bật dễ nhìn. Sự lựa chọn font chữ cũng là một vấn đề, ​​từ quá nhiều phông chữ được sử dụng, hoặc sử dụng một kích thước font chữ quá nhỏ mà không ai có hy vọng tìm ra những gì bạn đang trình bày. Và nếu phòng quá sáng do ánh sáng mặt trời hoặc máy chiếu có một bóng yếu, chúng tôi đang gặp khó khăn để xem bất cứ điều gì trên màn hình . Chúng tôi muốn nhìn thấy sự lựa chọn màu sắc, font chữ và nền mà kết quả diễn đạt trong slide rõ ràng dễ đọc.

Chúng tôi không thể hiểu các  trọng điểm
Quá nhiều báo cáo chỉ đơn giản là đưa lên một trang văn bản và đọc nó cho khán giả. Điều này xúc phạm khán giả và thường là không rõ ràng bởi vì toàn bộ văn bản không có ngữ cảnh hoặc minh họa trong những trọng điểm giúp chúng ta hiểu được ý tưởng. Đối với văn bản, chúng tôi muốn thấy một người dẫn chương trình xây dựng các điểm chính và đưa chúng ta qua từng bước phát triển logic các ý tưởng. Chúng tôi muốn thấy đồ thị hoặc bảng để  diễn tả các khái niệm một cách trực quan và sơ đồ minh họa cho ý tưởng phức tạp.

Chúng tôi đang phân tâm bởi những gì trên màn hình
Chỉ vì phần mềm này có tất cả các tính năng Wiz-bang, không có nghĩa là mỗi người trình bày nên sử dụng chúng.Chúng tôi rất mất tập trung ở  những điều tiếp theo sẽ bay từ hoặc quay xung quanh mà chúng tôi không có thời gian hay năng lượng tâm trí tập trung vào những gì được thông báo . Chúng tôi muốn nhìn thấy hình ảnh có liên quan và trình bày ý tưởng rõ ràng để có thể tập trung tiếp thu vào thông điệp được truyền tải.

Lần sau, bạn xem xét việc đặt cùng một bài thuyết trình PowerPoint, bắt đầu bằng suy nghĩ về những gì khán giả muốn, cách làm powerpoint đẹp, thay vì những công cụ có thể làm. Sau đó, sử dụng các công cụ để giúp khán giả hiểu được thông điệp của bạn bằng cách sử dụng đúng các tính năng mà PowerPoint cung cấp.

Memilus Agency – Thiết kế powerpoint đẹp cho bài thuyết trình ấn tượng nhất của bạn.