Chi phí của một bài thuyết trình Powerpoint kém thật đáng kinh ngạc. Ian Parker trong The New Yorker Magazine đã cho rằng theo ước tính của Microsoft có hơn 30 triệu bài thuyết trình được thực hiện mỗi ngày. Nếu chúng ta giả định một số thông số cuộc họp ước lượng bốn người một bài thuyết trình, trình bày trung bình nữa giờ một bài thuyết trình và thời gian lãng phí do trình bày kém là một phần tư thời gian trình bày,dẫn đến thời gian lãng phí của mọi người tổng cộng 15 triệu giờ một ngày. Ở một mức lương trung bình $ 35,000 mỗi năm cho những người tham dự cuộc họp, chi phí đó là lãng phí thời gian đáng kinh ngạc $ 252,000,000 và thay đổi từng ngày.
Vì vậy, hiện nay nhiều người luống cuống khi thấy người hướng dẫn mở máy lên và lao vào làm slide thuyết trình PowerPoint. Chúng tôi đã nhìn thấy rất nhiều báo cáo powerpoint xấu mà chúng tôi nhận được sợ hãi mỗi khi chúng ta thấy một số khác bắt đầu. Trong thực tế, nó không phải là công cụ mà chúng ta không thích, đó là cách mà công cụ được sử dụng mà chúng ta không thích.
Nhiều người hướng dẫn sử dụng slide powerpoint như một công cụ thường, họ không cần một kế hoạch rõ ràng cho sự diễn giải của họ, họ không nghĩ rằng cần phải thiết kế powerpoint chuyên nghiệp. Tất cả mọi công cụ chỉ hữu dụng nếu ta biết sử dụng nó triệt. Sau đây là một vài trường hợp khán giả nhận xét sau bài thuyết trình kém hiệu quả của bạn .
Chúng tôi ko thể hình dung đc các vấn đề quan trọng của sự trình bày
Khi 1 buổi trình bày không đc lên kế hoạch thật tốt, nghĩa là không xác định được mục tiêu của bài báo cáo. Không có mục đích trong suy nghĩ, các bài thuyêt trình có xu hướng quanh co xung quanh mục đích chính. Chúng tôi muốn có một người dẫn chương trình để quyết định loại trình bày mà họ muốn cung cấp (hầu hết các bài thuyết trình kinh doanh là thông tin hoặc thuyết phục) và là mục tiêu cần vươn tới. Sau đó, người dẫn chương trình nên phân tích các đối tượng và lập kế hoạch di chuyển thông điệp tới khán giả, nơi họ có ngày hôm nay để các mục tiêu mong muốn. Nếu không có một thông điệp rõ ràng, trình bày lãng phí thời gian của khán giả. Trong một bối cảnh quản lý, thường xuyên lãng phí thời gian với bài thuyết trình hiệu quả để quyết định có thể lãng phí hàng chục ngàn đô la mỗi năm do sự thêm thời gian phải được thực hiện để có được các thông tin thích hợp để đưa ra quyết định. Trong các tình huống kinh doanh, doanh số bán hàng bị mất do thuyết trình không hiệu quả có thể tổng số trong sáu con số.
Chúng tôi không thể nhìn thấy slide powerpoint trên màn hình
Nếu khán giả không thể nhìn thấy những gì trên màn hình, họ chắc chắn sẽ không thể nhận được thông tin. Quá nhiều báo cáo viên lựa chọn văn bản và màu nền tương phản, vì vậy những từ hòa nhập vào nền thay vì nổi bật dễ nhìn. Sự lựa chọn font chữ cũng là một vấn đề, từ quá nhiều phông chữ được sử dụng, hoặc sử dụng một kích thước font chữ quá nhỏ mà không ai có hy vọng tìm ra những gì bạn đang trình bày. Và nếu phòng quá sáng do ánh sáng mặt trời hoặc máy chiếu có một bóng yếu, chúng tôi đang gặp khó khăn để xem bất cứ điều gì trên màn hình . Chúng tôi muốn nhìn thấy sự lựa chọn màu sắc, font chữ và nền mà kết quả diễn đạt trong slide rõ ràng dễ đọc.
Chúng tôi không thể hiểu các trọng điểm
Quá nhiều báo cáo chỉ đơn giản là đưa lên một trang văn bản và đọc nó cho khán giả. Điều này xúc phạm khán giả và thường là không rõ ràng bởi vì toàn bộ văn bản không có ngữ cảnh hoặc minh họa trong những trọng điểm giúp chúng ta hiểu được ý tưởng. Đối với văn bản, chúng tôi muốn thấy một người dẫn chương trình xây dựng các điểm chính và đưa chúng ta qua từng bước phát triển logic các ý tưởng. Chúng tôi muốn thấy đồ thị hoặc bảng để diễn tả các khái niệm một cách trực quan và sơ đồ minh họa cho ý tưởng phức tạp.
Chúng tôi đang phân tâm bởi những gì trên màn hình
Chỉ vì phần mềm này có tất cả các tính năng Wiz-bang, không có nghĩa là mỗi người trình bày nên sử dụng chúng.Chúng tôi rất mất tập trung ở những điều tiếp theo sẽ bay từ hoặc quay xung quanh mà chúng tôi không có thời gian hay năng lượng tâm trí tập trung vào những gì được thông báo . Chúng tôi muốn nhìn thấy hình ảnh có liên quan và trình bày ý tưởng rõ ràng để có thể tập trung tiếp thu vào thông điệp được truyền tải.
Lần sau, bạn xem xét việc đặt cùng một bài thuyết trình PowerPoint, bắt đầu bằng suy nghĩ về những gì khán giả muốn, cách làm powerpoint đẹp, thay vì những công cụ có thể làm. Sau đó, sử dụng các công cụ để giúp khán giả hiểu được thông điệp của bạn bằng cách sử dụng đúng các tính năng mà PowerPoint cung cấp.
Memilus Agency – Thiết kế powerpoint đẹp cho bài thuyết trình ấn tượng nhất của bạn.
