Báo cáo thường niên của doanh nghiệp là một dạng tài liệu xuất bản hàng năm nhằm mô tả hoạt động và tình hình tài chính của công ty. Thông thường các các cổ đông sẽ phải theo dõi sát sao báo cáo này để nắm được những thông tin trong năm vừa qua.

Chính vì tầm quan trọng như vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý về nội dung thông tin và thiết kế báo cáo thường niên sao cho chuẩn và ấn tượng.

1. Khi nào cần thiết kế báo cáo thường niên

Một cách dễ hiểu thì báo cáo thường niên là báo cáo hàng năm, tổng kết toàn diện về các hoạt động của công ty. Người xem báo cáo sẽ hiểu được thông tin về hoạt động và hiệu quả tài chính của công ty. Do đó đây là tài liệu không thể thiếu đặc biệt là các doanh nghiệp lớn.

Báo cáo thường niên là hoạt động tổng kết không thể thiếu mỗi năm để nhìn nhận, tổng kết và đánh giá

Với mục đích tổng kết năm, do đó chúng được thực hiện vào cuối năm, khi các hoạt động trong năm đã kết thúc. Thiết kế báo cáo thường niên chuyên nghiệp là bắt buộc bởi với khối lượng thông tin lớn nếu không khéo léo lên ý tưởng và trình bày thì khó mà gây ấn tượng được với người xem.

Ngược lại khi được thiết kế chuẩn chuyên nghiệp, báo cáo thường niên sẽ trở nên hấp dẫn, tránh được tình trạng quá nghiêm khắc khi xem tài liệu. Bên cạnh đó bản báo cáo này cũng gián tiếp thể hiện quy mô và tầm vóc thương hiệu, mang đến sự an tâm, gửi gắm niềm tin cho các khách hàng, đối tác và nhà đầu tư.

Ngày nay khi hoạt động kinh tế thị trường phát triển, báo cáo thường niên không chỉ đơn thuần là một báo cáo mô tả về doanh nghiệp mà còn được nâng lên như một ấn phẩm chuyên nghiệp mang đầy tinh thần nhiệt huyết nhằm giới thiệu, quảng bá tới toàn bộ nhà đầu tư, đối tác, thị trường, về hình ảnh một đơn vị quy mô, sáng tạo, chuyên nghiệp và tin cậy.

2. Những doanh nghiệp nào cần thiết kế báo thường niên

Trên thực tế, báo cáo thường niên không chỉ là tài liệu nội bộ mà hơn hết đó là hoạt động bắt buộc để cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý theo quy định tại Thông tư 155/2015/TT-BTC.

Tùy vào quy mô công ty cũng như lĩnh vực hoạt động mà mức độ chi tiết của báo cáo thường niên sẽ bị ảnh hưởng. Đối với các công ty hoạt động nhỏ lẻ, doanh số thấp thì các thông tin chỉ cần điền theo đúng mẫu quy định, thậm chí có báo cáo được viết theo dạng gạch đầu dòng rất giản tiện.

Tuy nhiên đối với các công ty hoạt động tầm trung trở lên hoặc quy mô nhỏ nhưng kinh doanh phức tạp thì không thể làm báo cáo thường niên đơn giản. Bở lẽ, mặc dù có thể đúng mẫu, nhưng những thông tin chứa đựng rất sơ sài và nghèo nàn, không thể phản ánh được những gì mà công ty đang làm và muốn thực hiện trong tương lai. Điều này sẽ là bất lợi cho chính doanh nghiệp.

Đặc biệt nếu đó là doanh nghiệp có các cổ đông thì sẽ dễ dàng xảy ra tranh luận, bức xúc và mất niềm tin. Các cổ đông muốn được xem chi tiết, muốn thực sự nắm được tình hình để có các phương án phát triển phù hợp.

3. Ý nghĩa của thiết kế báo cáo thường niên

Các doanh nghiệp biết đến báo cáo thường niên hầu hết cho đó chỉ đơn thuần là một bản tổng kết công việc, tuy nhiên bên cạnh đó còn rất nhiều lợi ích lâu dài về sau.

• Thể hiện sự minh bạch trong cung cấp thông tin đến thị trường và cơ quan quản lý, nhà đầu tư.

Báo cáo thường niên với chi tiết số liệu về tất cả các hoạt động của công ty

• • Thể hiện trách nhiệm của mình với cổ đông và khách hàng.

• • Tạo cơ hội để thu hút sự quan tâm của các tổ chức đầu tư, nhà đầu tư cũng như các khách hàng tiềm năng.

• • Thiết kế báo cáo thường niên chuyên nghiệp giúp chuyển tải hiệu quả các các thông điệp. Thể hiện sự tôn trọng với cổ đông khi phân tích, đánh giá và tổng kết báo cáo.

• • Tạo ấn tượng để thu hút người xem chú ý từ trang đầu đến trang cuối

• Là một hình thức quảng bá thương hiệu vô cùng hiệu quả, khẳng định sự uy tín và tầm vóc của công ty.

4. Nội dung báo cáo thường niên buộc phải có

Một báo cáo thường niên phải mô tả được hoạt động và tình hình tài chính của công ty. Cụ thể ở phần đầu bao gồm các đồ thị, hình ảnh, mô tả… ghi lại tình hình cụ thể các hoạt động trong một năm vừa qua. Phần sau bao gồm các thông tin chi tiết về tài chính và đánh giá hoạt động của công ty.

Dưới đây là những nội dung không thể thiếu được quy định cụ thể trong các văn bản hướng dẫn:

• Lịch sử hoạt động của Công ty
• Báo cáo của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty
• Báo cáo của Ban Giám đốc
• Báo cáo tài chính

Bản báo cáo tài chính là nội dung bắt buộc đánh giá mức độ lợi nhuận của doanh nghiệp

• Bản giải trình báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán
• Các công ty có liên quan
• Tổ chức và nhân sự
• Thông tin cổ đông/thành viên góp vốn và Quản trị công ty

Khi thiết kế báo cáo thường niên sẽ xuất hiện các báo cáo nhỏ. Từng báo cáo sẽ điểm lên những dấu mốc quan trọng, những bước đi phát triển của công ty. Các bản báo cáo chi tiết là quan trọng nhất do đó không chỉ được thực hiện bằng các con số biết nói mà còn phải đầu tư ngôn từ tỉ mỉ và hình ảnh ấn tượng, rõ ràng.

5. Hướng dẫn chi tiết khi thiết kế báo cáo thường niên

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong nghề cùng thực hiện trên 5000 dự án, Sao Kim Branding đã giúp hàng nghìn doanh nghiệp thành công. Từ đó các chuyên gia sáng tạo tổng hợp thành bản hướng dẫn chi tiết, rất hy vọng sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp và đội ngũ thiết kế.

Cụ thể cần thực hiện đảm bảo các yếu tố và nắm vững những lưu ý cần tránh khi thiết kế báo cáo thường niên như sau:

5.1 Tính sáng tạo

Để báo cáo thường niên của công ty trở chuyên nghiệp thì cần xây dựng theo một concept nào đó. Chẳng hạn làm báo cáo theo sơ đồ câu chuyện, dẫn dắt tình hình, báo cáo vấn đề và định hướng mở cho năm tới. Ngoài ra khi đến với các đơn vị thiết kế, bạn sẽ nhận được hàng chục những gợi ý tuyệt vời để bạn có thể xây dựng một báo cáo thường niên ấn tượng phù hợp với lĩnh vực.

5.2 Đầy đủ và rõ ràng

Trong báo cáo không thể thiếu thông tin số liệu, vì vậy hãy đảm bảo ghi rõ nguồn nào cần chú thích rõ ràng. Hình ảnh khi sử dụng thiết kế cần chú ý chất lượng sao cho khi in ấn vẫn giữ được độ nét. Những số liệu được tính toán từ kết quả tổng kết phải được tiến hành cẩn thận, tránh sai sót.

5.3 Tính xuyên suốt và thống nhất

Nội dung báo cáo cần tính logic bên cạnh đó thì việc sử dụng hình ảnh và nội dung cũng phải được sử dụng nhất quán với concept.

5.4 Tính tương tác cao

Bản báo cáo thường niên cần khả năng tích hợp. Đó không chỉ là một bản in cứng mà phải có thể dễ dàng theo dõi mọi lúc mọi nơi, chẳng hạn ngay trên màn hình điện thoại, máy tính bảng hay bản trình chiếu máy tính.

5.5 Đa ngôn ngữ

Với các doanh nghiệp khi đã niêm yết cổ phiếu trên Sàn chứng khoán hay đã có sự hợp tác cùng với doanh nghiệp nước ngoài thì việc thực hiện báo cáo thường niên đa ngôn ngữ là điều buộc phải thực hiện. Bên cạnh đó, ngay cả khi công ty của bạn không phải thuộc nhóm trên thì vẫn nên thực hiện bởi sẽ giúp thu hút nhà đầu tư nước ngoài, đồng thời cũng thể hiện tầm vóc của doanh nghiệp.

5.6 Nhận diện thương hiệu

Yếu tố thương hiệu giúp báo cáo thường niên trở nên chuyên nghiệp và có sức lan tỏa

Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng trong các lưu ý cần tránh khi thiết kế báo cáo thường niên. Báo cáo thường niên cũng chính là hình ảnh của doanh nghiệp, chính vì vậy phải thể hiện được phong cách và bản sắc của thương hiệu. Việc xây dựng concept, chọn lựa hình ảnh, lên bố cục tất cả đều phải gần gũi với các hoạt động kinh doanh và tạo ra dấu ấn trong năm.

6. Xu hướng thiết kế báo cáo thường niên

6.1 Tập trung vào cảm giác

Báo cáo thường niên luôn chứa đựng rất nhiều thông tin, cũng bởi thế, người xem dễ rơi vào tình trạng quá tải và không thể nắm được dữ liệu quan trọng. Khi lựa chọn các công ty thiết kế chuyên nghiệp, bạn sẽ được tư vấn giúp tạo ra cơ hội đặc biệt để các thông tin của mình được truyền đạt một cách dễ dàng hơn, mang trải nghiệm đọc dễ chịu hơn.

6.2 Sắp đặt bắt mắt

Một báo cáo thường niên thành công khi kết hợp với một thiết kế đẹp đẽ, hấp dẫn có thể khuếch trương thông điệp của doanh nghiệp. Điều này tạo được niềm tin cho các thành viên và mê hoặc nhà đầu tư. Một bản báo cáo với cách thể hiện khô cứng, nghèo nàn và nhiều chữ thì thật khó để bắt người xem hứng thú.

Xu hướng gần đây là đẩy mạnh phần thiết kế, chú ý bố cục thông minh và các màu sắc tươi sáng bắt mắt.

6.3 Dòng thời gian rõ ràng

Mặc dù nội dung trong báo cáo là cố định, tuy nhiên theo xu hướng thiết kế báo cáo thường niên mới thì có thể chuyển đổi thành kể lại câu chuyện hoạt động của doanh nghiệp. Đó có thể là một câu chuyện dài của 1 năm hoặc đơn giản là câu chuyện với những mẩu truyện ngắn trong một khoảng thời gian.

6.4 Thêm chút gia vị đặc biệt

Nói cách khác đây là xu hướng trở nên ấm áp, thân thiện và vui vẻ hơn. Người xem báo cáo sẽ đón nhận thông tin tốt hơn và trở nên thoải mái hơn ngay cả trong buổi tổng kết. Điều này cực kỳ hữu dụng để tránh sự căng thẳng khi thảo luận các vấn đề truyền thống mang tính nghiêm túc.

7. Mẫu báo cáo thường niên của Sao Kim

Với hơn 10 năm kinh nghiệm, Agribank đã thiết kế hàng nghìn báo cáo thường niên cho hơn 5000 doanh nghiệp. Một số sản phẩm như:

• Agribank

Agribank mong muốn Báo cáo thường niên phải thực sự ấn tượng có khả năng truyền tải thông tin về hoạt động của ngân hàng với cổ đông, cũng góp phần nâng cao niềm tin và hình ảnh thương hiệu của ngân hàng.

Sau quá trình nghiên cứu thương hiệu và các phương án đề xuất với 5 concept sáng tạo, Sao Kim đã giúp ngân hàng Agribank xây dựng bộ ấn phẩm với thông điệp: Vững vàng, vượt qua sóng gió.

• Sabeco

Sao Kim thiết kế báo cáo thường niên 2013 cho Tổng Công ty cổ phần Bia – Rượu – Nước Giải Khát Sài Gòn (SABECO)

Sabeco tin tưởng Sao Kim Branding lựa chọn làm đơn vị thiết kế báo cáo thường niên

• Chứng khoán PSI

Công ty Cổ phần Chứng khoán Dầu khí (PSI) là một định chế tài chính thuộc Tổng Công ty cổ phần Bảo Hiểm Dầu khí và là Công ty duy nhất của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực chứng khoán.

Sao Kim đã trở thành đối tác tin cậy thiết kế các ấn phẩm truyền thông trong đó có báo cáo thường niên cho PSI

• Savico

Xem thêm các mẫu báo cáo thường niên tại đây!

• Lợi ích vô giá doanh nghiệp thu được khi thiết kế báo cáo thường niên
• 7 Thay đổi tạo khác biệt lớn cho báo cáo thường niên doanh nghiệp

Nguồn tham khảo:

Sao Kim Branding

Chuyên gia hàng đầu về xây dựng thương hiệu