5 bước xây dựng một profile doanh nghiệp chuyên nghiệp
Chia sẻ kinh nghiệm,Copywriting,Thiết kế profile
Để dễ hiểu, các chuyên gia trong ngành sáng tạo thường ví profile công ty giống như CV xin việc của mỗi cá nhân. Nếu CV là để chúng ta “bán” sức lao động (chân tay hoặc trí óc) thì profile sẽ giúp doanh nghiệp bán sản phẩm, dịch vụ, và là trợ thủ đắc lực cho đội ngũ kinh doanh. Bởi th, không nên sơ xài trong việc lên nội dung hay kiểm duyệt profile.
Thật bi hài khi lớn lên, đi làm, nhất là với công việc liên quan nhiều đến “con chữ”, bạn sẽ bàng hoàng nhận ra một nghịch lý và rồi tiếc nuối, hối hận về những “giấc mơ trưa” của mình trong tiết Ngữ văn thuở xưa. Nghịch lý là: những điều cô giáo nói đến khô cổ rát họng về văn nghị luận, chứng mình, giải thích còn bạn đã lạnh lùng bỏ qua tai, giờ đây lại được áp dụng phổ biến trên mọi mặt trận nội dung. Ba câu hỏi muôn thuở: Viết cho ai? Viết cái gì? Viết như thế nào?
Và tất nhiên, việc lên nội dung cho profile công ty cũng không là mặt trận ngoại lệ.
Bước 1: Viết cho ai? – Xác định đối tượng mục tiêu Profile công ty
Đối tượng đọc thì có thể là bất cứ ai trong – ngoài công ty bạn không phân biệt tuổi tác, giới tính và màu da, miễn là biết đọc. Nhưng đối tượng mục tiêu thì phải được xác định rõ ràng và chính là khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp bạn (targeted customers) – nhóm 20% khách hàng mang đến 80% doanh thu cho bạn.
Hãy đi tìm câu trả lời cho hai câu hỏi sau:
- Đối tượng mục tiêu là ai: tuổi tác, trình độ học thức, cấp bậc/địa vị xã hội, quan điểm đại diện (truyền thống hay hiện đại, pha trộn)?
- Tại sao họ cần xem profile công ty bạn?
Việc này sẽ giúp bạn định hướng chính xác được các đề mục và văn phong thích hợp trong cuốn profile.
Bước hai: Viết cái gì? – Xác định nội dung profile công ty
Nói đến đây chắc nhiều bạn cho rằng “nhạt nhẽo” vì profile thì nói về sản phẩm là chính chứ có gì đâu mà bày đặt “xác định nội dung”. Đừng vội xem nhẹ điều này, kẻo copywriter sẽ tủi thân hết thảy mất.
Tất nhiên Sản phẩm là phần quan trọng nhất trong profile doanh nghiệp và bạn cần gắng hết sức mà dâng chúng lên thật gần mắt khách hàng. Nhưng đừng nhầm với catalouge hay brochure – chúng mới là thứ mà bạn chỉ cần ném hết sản phẩm vào đó là xong. Profile là để cho khách hàng, đổi tác hiểu thêm về cội nguồn của bạn và tư tưởng, cốt cách của bạn.
Thông thường, bạn sẽ tập hợp 11 nội dung sau trong profile:
- Mục lục: bạn hiểu cái này là gì rồi đấy
- Tên doanh nghiệp: tên đầy đủ bằng tiếng Anh, tiếng Việt hoặc cả hai, trụ sở chính, chi nhánh/ văn phòng đại diện, nhà máy sản xuất, điện thoại, fax, email chăm sóc khách hàng, thời gian thành lập. Phần này nên xuất hiện càng nhiều càng tốt, ở mọi header/footer trong mọi trang profile, để khách hàng dễ dàng liên lạc với bạn khi cần.
- Quá trình phát triển: điểm qua về những mốc thời gian quan trọng, những sự kiện lớn như: chi nhánh thứ “n” khai trương/ khánh thành, kỷ niệm 500 năm thành lập, nâng cấp công nghệ hiện đại, dây chuyền sản xuất mới, tốc độ tăng trưởng thị phần/công suất/lợi nhuận, …
- Thành tựu: các giải thưởng, huân chương, chứng nhận chất lượng,…
- Tầm nhìn: là mục tiêu tương lai và dài hạn của doanh nghiệp.
- Sứ mệnh: là sự cam kết của doanh nghiệp đối với cộng đồng, với xã hội, những giá trị mà doanh nghiệp bạn mang đến, góp phần tạo dựng một tương lai sáng lạn cho nhân loại. Tuyệt đối ở mục sứ mệnh này, bạn không được nhầm lẫn mà cho vào những câu từ “thương mại”. Vì nếu doanh nghiệp chỉ neo vào “tiền” thì không thể bền vững. Sứ mệnh giống như phương châm sống mà bạn ghi ở CV cá nhân vậy. Nó phải là điều gì đó có đạo đức và có giá trị mãi mãi.
- Giá trị cốt lõi: đây là mục quan trọng để bạn thể hiện điểm khác biệt của mình so với đối thủ. Phần này hãy khai thác nhiều hơn từ CEO hay Founder, họ sẽ cho bạn hiểu triết lý sống còn và trường tồn của doanh nghiệp bạn. Giá trị cốt lõi sẽ bao gồm cả điểm mạnh và nguyên tắc sản xuất kinh doanh, giúp khách hàng phân loại bạn khỏi những nhóm người tạp nham ngoài kia để cân nhấc vào vùng an toàn – có thể tin tưởng được.
- Cơ cấu tổ chức: phần này đặc biệt cần khi profile của bạn nhắm đến các nhà đầu tư/ đối tác lớn. Vì họ sẽ nhận định mô hình hoạt động, quản lý của bạn có phù hợp với họ hay không.
- Sản phẩm: cái này tất nhiên rồi, không cần nói nhiều. Nhưng nhớ nếu công ty bạn có nhiều sản phẩm thì hãy nhóm chúng lại. Đừng khiến khách hàng đi điểm danh từ 1 đến hết rồi phải vòng lại vì không nhớ nổi cái đầu tiên là gì.
- Quy trình làm việc/ hợp tác: phần này quan trọng đối với profile của doanh nghiệp dịch vụ, nhất là mảng tư vấn. Khách hàng sẽ nắm được các bước tiếp theo sau khi ký kết hợp đồng để tránh việc lộn xộn trong giao dịch.
- Khách hàng/ Dự án tiêu biểu: nghe tên đã biết rồi đấy, hãy cho hết những ông to, bà lớn trong lịch sử giao dịch của bạn vào đây và thật đa dạng ngành nghề, lĩnh vực vào. Họ sẽ giúp bạn tăng độ tín nhiệm lên level max.
Nhưng xu hướng mới hiện nay, nhiều doanh nghiệp với tư duy mới sẽ lược bớt những phần ít tác dụng như tầm nhìn, sứ mệnh hay thậm chí quá trình phát triển, cơ cấu tổ chức. Quan điểm của họ là những thông tin đó đã có sẵn và vô cùng đầy đủ trên website, có đưa vào profile, khách hàng cũng chẳng mấy quan tâm mà còn gây ra sự dài dòng. Bạn có thể cân nhắc hướng này, nếu sếp của bạn là người “open” với điều mới lạ. Tiện đây cũng phải nhắc bạn lại về nguyên tắc 2D “đủ” và “đọng”: đủ những thứ cần thiết và viết chúng thật ngắn gọn. Đừng bê nguyên những gì trên website bạn đã trình bày vào!
Bước 3: Viết như thế nào? – Xác định văn phong
Okay, sau khi đã xác định những nội dung cần viết thì bây giờ chúng ta phải quyết định sẽ sắp xếp chúng như thế nào và bằng những câu từ ra sao. Nói cách khác, chính là cách dẫn dắt và văn phong.
Theo số thứ tự từ 1 đến 11 như trên đã là một cách dẫn dắt. Nhưng tất nhiên, nó rất “bình thường như cân đường hộp sữa”, bao thập kỷ rồi người ta vẫn biếu người ốm có vậy. Bàn về vấn đề này, đã có bài “Viết profile công ty: cần phá bỏ lối tư duy cũ” nên chúng ta sẽ dừng bước 3 tại đây nhé.
Bước 4: Kết ra sao?
Bạn còn nhớ, cô giáo Ngữ văn đã nói: các em có thể kết luận bài viết bằng cách tóm tắt lại ý chính, khẳng định quan điểm của mình hoặc kết thúc mở. Cách thứ hai là một thử thách vì khó nhưng các em sẽ được giám khảo chấm điểm cao hơn.
Với profile cũng như vậy. Nhiều doanh nghiệp kết thúc bằng câu cảm ơn “Thanks for reading” hoặc không nói gì, thay bằng một số hình ảnh của công ty. Thật là lãng phí nếu như bạn để khách hàng gập lại trang profile cuối như thế! Hãy kết thúc mở để được nhiều hơn: đôi khi là một câu nói của khách hàng, đôi khi là một cuộc hẹn gặp mặt, và đôi khi là thêm cả 1 hợp đồng.
Nhưng mở như thế nào? Câu trả lời nằm ở sự sáng tạo của bạn. Hãy để lại tín hiệu với khách hàng rằng chúng tôi muốn hợp tác với bạn, muốn cùng bạn vượt qua khó khăn, muốn đưa ra giải pháp cho vấn đề bạn đang khúc mắc. Đôi khi bằng một câu hỏi mở, đôi khi bằng một khẳng định rắn chắc, đôi khi bằng một lời tiên tri, và đôi khi bằng … (chỗ này để bạn tự điền vào nhé).
Bước 5: Trình bày như thế nào?
Xong nội dung rồi, nhưng đừng vội, bạn vẫn chưa rảnh nợ đâu. Tiếp theo cần làm việc với thiết kế (designer) để xây cho chúng một hình hài. Ngoài việc tuân thủ theo nhận diện thương hiệu (brand guidline) thì hai bạn phải tìm chọn những hình ảnh phù hợp, quyết định font chữ, màu sắc, kích thước, chỗ nào cần to, chỗ nào thì vừa, góc nào thì nhỏ. Mấy cái này, designer đều rành hết, nên bạn cứ yên tâm, đừng có chen vào khi họ đang làm dở.
Còn nếu chưa có brand guidline để biết xác định phong cách thiết kế, cách dàn trang, gam màu chủ đạo thì hãy tập hợp lại tất cả các tài liệu bán hàng của công ty, tìm điểm chung của chúng và cố gắng đừng để cuốn profile bị lạc loài khi ở cùng một chỗ. Nếu nhiệm vụ này bất khả thi thì tốt nhất bạn nên tìm đến một agency và nhân tiện order luôn họ phụ trách bộ nhận diện thương hiệu cùng sales kit (bộ tài liệu bán hàng – bao gồm profile) cho công ty bạn. Có câu: muốn một giải pháp tốt, bạn có thể tự làm; muốn một giải pháp tối ưu, hãy để chuyên gia làm.
Để hiểu tại sao cần một profile tối ưu thì bạn nên đọc cuốn ebook nhỏ gọn này “Thiết kế profile chuyên nghiệp” – do Sao Kim dày công biên soạn để trả lời những thắc mắc của khách hàng xoay quanh vấn đề thiết kế profile. Chúng tôi rút kinh nghiệm từ chính những khách hàng thực tế của mình và tin rằng, cuốn ebook cũng sẽ hữu dụng với mọi người làm kinh doanh hay thương hiệu như bạn. Tải ebook hoàn toàn miễn phí tại đây.
Để hiểu hơn về bộ sales kit hay nhận diện thương hiệu, bạn có thể click vào linkđể đọc thêmnhững bài viết liên quan.
Nguồn Tham khảo:
Chuyên gia hàng đầu về thiết kế thương hiệu
5 bước xây dựng một profile doanh nghiệp chuyên nghiệp
Thiết Kế Annual Report Vinamilk 2018
Dự án Báo Cáo Thường Niên Vinamilk 2018 do Memilus thiết kế và in ấn
