Khi khán giả nói với tôi trong cuộc khảo sát PowerPoint Annoying tôi rằng loa đọc các slide là điều gây khó chịu nhất về các slide PowerPoint xấu, một số đổ lỗi phải được đưa vào các “bức tường của văn bản” trượt mà thuyết trình sử dụng. Hôm nay tôi muốn nói về cách tất cả các văn bản này đặt người trình bày trong một cái lồng và làm thế nào bạn có thể nhận được ra khỏi lồng.
Khi một slide đầy đủ các văn bản xuất hiện trên màn hình, trọng tâm của khán giả đi vào màn hình và họ bắt đầu để đọc tất cả các văn bản trên slide. Trong khi họ đang đọc, họ không thể được lắng nghe bạn.thiết kế brochure Khi họ quay trở lại tập trung của họ với bạn, họ có một kỳ vọng rằng bạn sẽ bao gồm tất cả mọi thứ trên slide bằng chính xác thứ tự và cùng một mức độ chi tiết như họ chỉ cần đọc. Là một người dẫn chương trình, bạn có cảm thấy kỳ vọng này và bạn cảm thấy bị mắc kẹt trong một cái lồng được tạo ra bởi tất cả các văn bản mà khán giả chỉ cần đọc. Bạn sẽ chỉ làm điều duy nhất mà sẽ đáp ứng sự mong đợi của khán giả – bạn đọc các slide.
Nếu tất cả các bạn đang làm là đọc các slide, một báo cáo, không phải là một bài trình bày những gì bạn có là. Nó sẽ chỉ được gửi qua thư cho tất cả mọi người vì mọi người có thể đọc về hai lần nhanh như chúng ta có thể nói chuyện. Một cách tốt để xác định một báo cáo trên slide là các điểm có thời gian ở cuối, chỉ ra rằng điều này thực sự là một loạt các câu hoặc đoạn văn bản thay vì điểm chính một người dẫn chương trình sẽ mở rộng. Vì vậy, những gì bạn nên làm gì để thay thế?
Sử dụng phương pháp tiếp cận của 3R từ cuốn sách của tôi Trình bày Nó Vì vậy, họ Get It để giảm văn bản và cho phép người trình bày để giải thích những điểm đến một khán giả một. Dưới đây là một bản tóm tắt ngắn gọn về cách bạn có thể áp dụng của 3R để slide văn bản quá tải. Việc đầu tiên R là viết tắt của Rank. Xếp hạng các từ hoặc cụm từ trong văn bản bằng cách quan trọng để khán giả. Thường có một vài từ hoặc cụm từ mà nắm bắt được bản chất của các điểm. Thứ hai, Giảm văn bản xuống chỉ là những từ hoặc cụm từ quan trọng nhất, làm giảm đáng kể độ dài của mỗi điểm. Cuối cùng, diễn đạt lại những từ và cụm từ được lựa chọn để họ có ý nghĩa với khán giả. thiết kế profile Giảm số lượng văn bản cũng cho phép bạn tăng kích thước font, làm cho văn bản dễ dàng hơn để đọc.
Bởi có ngắn hơn điểm có ý nghĩa hơn, trên slide, bạn làm cho nó dễ dàng hơn để khán giả hiểu được những điểm quan trọng và sau đó lắng nghe bạn khi bạn mở rộng nó. Họ đang làm ít đọc sách của các slide và chú ý nhiều hơn đến bạn. Nó cũng dễ dàng như một người dẫn chương trình bởi vì bạn có thể mở rộng nhiều hay ít như bạn muốn trên mỗi điểm, tùy thuộc vào thời gian và phản ứng của các khách hàng tiềm năng.
Khi tôi đã giúp một khách hàng của tôi, Ruth, sử dụng kỹ thuật này trên một bài thuyết trình, cô ngạc nhiên với sự tự do nó đưa cho cô. Cô đã được trình bày tại hội nghị chuyên đề, nơi đã có một số bài thuyết trình có liên quan đang được giao trước khi cô nói. Danh là những người khác đã nói, cô quyết định thay đổi khoảng 30% của những gì cô đã lên kế hoạch để nói. Bởi vì cô ấy không bị hạn chế bởi một cái lồng của văn bản trên slide của mình, cô có thể mở rộng trên mỗi điểm trong cách thức mới mà không cần phải thay đổi bất kỳ slide. Nó đem lại cho cô sự tự do đến nay, thay vì chỉ đơn giản là bị buộc phải đọc các slide.
Trong e-book của tôi 20 Lời khuyên cho hiệu quả Sales Presentation Với PowerPoint,thiết kế catalog tôi minh họa cho cách tiếp cận 3 R với các ví dụ sau đây. Các “trước khi” slide là một slide điển hình với các văn bản có vẻ như nó được lấy từ một tài liệu tiếp thị.
Bằng cách áp dụng 3 R của các văn bản, slide trở thành một bộ tập trung các điểm mà người trình bày có thể sử dụng để hướng dẫn các cuộc thảo luận ở các hướng khác nhau tùy thuộc vào khán giả và phản ứng của họ.
Lần sau, bạn đang tạo ra các slide, không đặt mình vào một cái lồng văn bản với một slide thiết kế catalogue quá tải với các câu dài. Áp dụng 3 R để giảm văn bản và cung cấp cho mình sự tự do để thực sự trình bày các thông tin thay vì bị buộc phải đọc nó.
