Author Archives: admin

Tôi đã nói chuyện tuần trước với một nhóm các giám đốc điều hành và là một trong những thách thức mà tôi đã thấy trong các bài thuyết trình của họ là những xu hướng đặt các bảng tính trên slide của mình khi nói về chủ đề tài chính. Một đồ thị là tốt hơn so với một bảng tính để minh họa cho thông tin số để khán giả của bạn. Sử dụng một biểu đồ hình tròn thể hiện tỉ lệ, sử dụng một biểu đồ cột để so sánh các giá trị đo được, hoặc sử dụng một biểu đồ đường thể hiện một xu hướng. Hiện các điểm thay vì hỏi khán giả để làm toán học để con nó ra là hiệu quả hơn nhiều. thiết kế brochure

Theo mặc định, các đồ thị trong PowerPoint xuất hiện cùng một lúc. Trong bài viết này, tôi muốn nói rằng bởi sinh động các yếu tố của đồ thị của bạn, bạn có thể làm cho nó thậm chí còn có ý nghĩa hơn đối với khán giả của bạn. Khi bạn xây dựng từng phần của một đồ thị tại một thời điểm, nó cho phép bạn để thảo luận chỉ là dữ liệu và các khán giả có thể tập trung vào từng thời điểm bạn đang làm.

Ví dụ, bạn có thể chỉ cho mỗi bộ dữ liệu trong biểu đồ đường thẳng để bạn có thể thảo luận về các xu hướng trong mỗi tập hợp dữ liệu và những gì nó có nghĩa là để cho khán giả. Nếu bạn có một biểu đồ hình tròn, xây dựng từng nêm, thảo luận về tầm quan trọng của một phần của toàn bộ hình ảnh. Với một biểu đồ cột, như bạn thấy mỗi cột, nói về những gì giá trị mà đại diện và bao khán giả phải giải thích các thông tin. Nó làm cho các đồ thị dễ dàng hơn cho bạn để trình bày và dễ dàng hơn nhiều để khán giả hiểu. thiết kế profile

Khi bạn đang xây dựng đồ thị bằng cách sử dụng tính năng Animation trong PowerPoint, không sử dụng bất kỳ các xoáy ưa thích hoặc hiệu ứng xoay. Sử dụng đơn giản Xuất hiện hiệu lực hoặc sử dụng hiệu ứng Wipe để hiển thị một đường thẳng vẽ từ trái sang phải hoặc một cột mọc từ trục x. Các thiết lập mặc định khi một đồ thị là hoạt hình là để tất cả các bộ phận của đồ thị đi trên cùng một lúc. Bạn sẽ cần phải thay đổi các tùy chọn để xây dựng đồ thị của chuỗi các loại, do đó đồ thị của bạn được xây dựng từng mảnh. Hãy dành một chút thời gian để nghĩ về cách thức bạn muốn giải thích đồ thị để hỗ trợ cho các điểm mà bạn đang làm, do đó bạn có thể thiết lập các hình ảnh động để phù hợp với kế hoạch của bạn. Bạn thậm chí có thể mang lại cho các bộ phận có liên quan của đồ thị trên cùng một lúc, chẳng hạn như ba nêm pie liên quan xuất hiện cùng một lúc. thiết kế catalog

Nhiều đồ thị được hưởng lợi từ việc thêm nhãn mô tả để giải thích mỗi bộ dữ liệu tốt hơn so với các huyền thoại mặc định nào. Bạn có thể làm động các nhãn này để đi về khi các bộ phận của đồ thị đang được hiển thị. Để làm như vậy, thiết lập các tham số thời gian tới Với Previous và di chuyển các yếu tố hoạt hình nhãn văn bản ngay sau khi các yếu tố của đồ thị trong danh sách phim hoạt hình. Điều này sẽ rất tốt khi trình bày bằng PowerPoint, nhưng lưu ý rằng một số các dịch vụ hội nghị web không nhận ra loại hình ảnh động khi họ chuyển đổi các slide của bạn (tôi biết từ kinh nghiệm cá nhân). Luôn luôn kiểm tra làm thế nào những slide trông sau khi được chuyển đổi bởi một dịch vụ hội nghị web. thiết kế catalogue

Animating đồ thị để làm cho họ hiệu quả hơn là một trong những chủ đề tôi sẽ giới thiệu trong khóa học của tôi đến Viện Kế toán Chartered tại Ontario và Alberta vào mùa thu này (xem danh sách bên trái cho ngày và địa điểm). Tôi cũng bao phủ hình ảnh động và nhiều kỹ thuật hơn trong kỹ thuật chi tiết của tôi Graph webinar đầu năm nay. Bạn có thể nhận được ghi ở đây. Hãy dành thời gian để xây dựng đồ thị của bạn bằng cách sử dụng tính năng Animation của PowerPoint và thông báo sẽ được rõ ràng hơn cho khán giả của bạn.

CÓ MỘT CÂU CHUYỆN LUÔN SẴN SANG KỂ

Trong khi tôi đang làm việc với một giám đốc điều hành đầu năm nay trong một bài thuyết trình quan trọng, cô đã được cung cấp tại một cuộc họp, tôi đã nhận ra tầm quan trọng của nó là để có một câu chuyện backup sẵn sàng. Nếu bạn đang dựa trên một câu chuyện để minh họa một điểm quan trọng trong bài trình bày của bạn, điều này có thể là lời khuyên mà bạn sẽ muốn hành động ngày hôm nay.

Các giám đốc điều hành sẽ sử dụng một câu chuyện liên quan đến vụ nổ súng của một người đàn ông trẻ tuổi là một sinh viên nổi bật và vận động viên. Đó là khoảng cách các thân nhân của người thanh niên này đã biến bi kịch thành một phong trào để giảm bạo lực súng. Một câu chuyện mạnh mẽ mà không nghi ngờ gì nữa. thiết kế brochure

Vậy tại sao tôi đề nghị cô ấy chuẩn bị một câu chuyện sao lưu? Bởi vì nếu có một vụ nổ súng trường hay một vụ nổ súng cao hồ sơ của một người trẻ trong những ngày trước khi phát biểu của mình, sử dụng các câu chuyện của gia đình này của cô có thể được xem là nhạy cảm hoặc thậm chí gây khó chịu. Cô sẽ không bao giờ có ý định đó theo cách đó, nhưng một số có thể mất nó một cách sai lầm. Nếu khán giả phản ứng mạnh mẽ rằng đến một câu chuyện, bạn đã mất chúng tình cảm cho thời gian còn lại và thông điệp của bạn sẽ không được lắng nghe.

Nếu bạn sử dụng các loại câu chuyện mạnh mẽ trong bài thuyết trình của bạn, tôi khuyến khích bạn tiếp tục làm như vậy. Đừng ngừng sử dụng chúng, nhưng được chuẩn bị để thay đổi những câu chuyện ở những phút cuối cùng nếu một sự kiện xảy ra trên thế giới. Đây là cách tôi nghĩ rằng bạn có thể chuẩn bị. thiết kế profile

Đối với mỗi câu chuyện quan trọng, mạnh mẽ của bạn, đánh giá những sự kiện hoặc các kịch bản có thể xảy ra mà có thể gây ra một số người bị xúc phạm hay bị tổn thương bởi những câu chuyện. Nó là tốt để làm cho một danh sách khi bạn có thời gian để chiêm ngưỡng những phản ứng khác nhau, như phản đối việc bị buộc phải đưa ra quyết định nhanh chóng sau khi một sự kiện xảy ra.

Sau đó, đối với những câu chuyện quan trọng mà bạn cảm thấy có thể là nguy hiểm, chuẩn bị một câu chuyện sao lưu mà có thể mất vị trí của nó và vẫn mang cùng một thông điệp. Nó có thể không còn mạnh mẽ như những câu chuyện gốc, nhưng thông điệp chính là như nhau. Nếu bạn sử dụng các slide cho những câu chuyện, chuẩn bị slide ẩn cho câu chuyện sao lưu này. thiết kế catalog

Khi bạn đang tập luyện trình bày của bạn, dành nhiều thời gian luyện tập những câu chuyện backup là tốt. Hãy chắc chắn rằng bạn có thể cung cấp nó với niềm đam mê giống như câu chuyện gốc. Điều này đảm bảo bạn rằng khán giả sẽ không nhận thấy bất kỳ sự khác biệt trong chất lượng nếu những câu chuyện backup được thay thế.

Vào ngày trình bày của bạn, quét các địa phương, quốc gia, và các sự kiện thế giới để xem nếu bất kỳ tình huống bạn đã nghĩ đến đã xảy ra. Nếu có, quyết định xem những câu chuyện sao lưu nên được sử dụng. Nếu vậy, chuyển đổi các slide của bạn, và chắc chắn rằng phiên bản mới được nạp vào máy tính thuyết trình. thiết kế catalogue

Nếu bạn sử dụng một câu chuyện sao lưu, hãy nhớ rằng bạn là người duy nhất biết. Đừng xin lỗi hoặc thực hiện bất kỳ đề cập đến những câu chuyện khác mà bạn thường sẽ sử dụng cho thời điểm này. Hãy để cho dòng trình bày và những thông điệp được hiểu. Câu chuyện là phương tiện truyền thông mạnh mẽ, và chúng ta cần phải sẵn sàng để thay đổi câu chuyện nếu tình hình cuộc gọi cho nó.

Nhiều việc đã được báo cáo gần đây trên báo chí về cuộc họp làm xanh hơn bằng cách loại bỏ các tài liệu phát cho các bài thuyết trình. Những gợi ý là tờ rơi chỉ nên có sẵn như là một tập tin PDF có thể tải về để tiết kiệm giấy lãng phí khi quá nhiều tờ rơi được in hoặc những người không dùng chúng sau khi trình bày. thiết kế brochure

Tôi đồng ý rằng chúng ta nên làm những gì có thể để cứu hành tinh, nhưng tôi đã phải vật lộn với đề nghị này về tờ rơi. Nếu chúng tôi chỉ cung cấp cho các handout sau phiên họp, người tham dự sẽ không nhớ những gì điểm quan trọng mà họ tìm thấy hữu ích nhất bởi thời gian họ tải về và nhìn vào các handout. Nếu chúng ta làm cho PDF có sẵn trước khi phiên giao dịch và yêu cầu mọi người in bản sao của chính mình, có chúng tôi thực sự giải quyết vấn đề (và kinh nghiệm của tôi là hầu hết quên in tài liệu trước khi họ rời khỏi cuộc họp). thiết kế profile

Lý do tôi sử dụng một handout là vì tôi muốn tham dự để ghi chép về cách áp dụng những ý tưởng tôi chia sẻ trong tình trạng của mình. Tôi không muốn họ cố gắng để ghi chép các chi tiết nội dung của tôi; tất cả chúng ta đã làm điều đó trong trường học và chúng ta là quá khứ mà bây giờ. Tôi muốn họ có một bản sao của các điểm nội dung chính của tôi để họ có thể ghi lại và thảo luận về khả năng áp dụng; không dành hầu hết thời gian cố gắng để nắm bắt những gì tôi đang nói. Vì vậy, tôi đã vật lộn với cách mọi người có thể ghi chú trên một tài liệu phát tay điện tử.

Với sự tăng trưởng to lớn trong điện thoại thông minh và máy tính bảng, cùng với sự sẵn có của máy tính xách tay rộng, chúng ta có thể đạt đến một điểm nơi này bây giờ có thể. Một cách tiếp cận mới sẽ chỉ được thông qua nếu nó là dễ dàng để sử dụng và sẽ không chi phí thuyết trình, hoạch định cuộc họp, và người tham dự rất nhiều thời gian hay tiền bạc trong việc mua thêm phần mềm. Hãy để tôi phác thảo các bước mà các diễn giả và hoạch định cuộc họp có thể làm để làm cho tờ rơi điện tử hữu ích hơn cho người tham dự cuộc họp, mà không cần nỗ lực nhiều hơn hoặc chi phí, sử dụng phần mềm hiện tại mà là phổ biến rộng rãi. thiết kế catalog

Nó bắt đầu với các thuyết trình làm handout họ có sẵn cho các kế hoạch cuộc họp hoặc trực tiếp đến tham dự như một tài liệu PDF. Nếu người trình bày muốn những người tham dự để có một bản sao của các slide của mình, họ chỉ đơn giản là có thể lưu các tập tin PowerPoint như là một tập tin PDF (built-in cho PowerPoint 2007 trở lên), lựa chọn mà trượt để bao gồm trong các handout. Để làm cho nó dễ dàng để đọc trên một thiết bị di động, tôi đề nghị handout này được lưu dưới dạng một slide trên mỗi trang trong PDF. Nếu người trình bày có một handout tạo trong Word hoặc một chương trình khác, chỉ cần lưu nó vào một tập tin PDF. Một số nhà hoạch định cuộc họp có thể lựa chọn để yêu cầu giả để cung cấp các nguồn tập tin và tạo ra các tập tin PDF mình.

Tiếp theo, các kế hoạch họp (hoặc thuyết trình nếu các tài liệu được cung cấp trực tiếp), cần để cho phép cho ý kiến ​​trong các tài liệu PDF. Điều này đòi hỏi một bản sao của Adobe Acrobat Pro phần mềm đầy đủ, không chỉ riêng chương trình Reader miễn phí. Hầu hết các tổ chức có một bản sao có sẵn. Các kế hoạch cuộc họp cần phải mở tập tin PDF họ đã có được từ mỗi người trình bày, và lưu nó sau khi kích hoạt chức năng cho ý kiến ​​trong Acrobat. Điều này cũng cho phép các kế hoạch cuộc họp để làm cho tên tập tin handout phù hợp cho những người tham dự và thêm bất kỳ bản quyền hoặc cuối trang khác cho từng trang. thiết kế catalogue

Bây giờ các tập tin PDF sẵn sàng, các kế hoạch họp (hoặc trình), tải lên các tập tin vào một trang web nơi mà người tham dự có thể tải về để sử dụng trên một máy tính xách tay, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Các tham dự viên được nhắc nhở trước rằng họ cần phải tải về các tập tin tài liệu phát tay và mang chúng đến cuộc họp như không có tài liệu phát giấy sẽ được cung cấp. Bằng cách làm cho các tờ rơi có sẵn trên web, người tham dự còn có thể download các tài liệu phát tay trong quá trình bày nếu dịch vụ wi-fi là có sẵn.

Những người tham dự xem và ghi chép trên các tờ rơi trong các cách sau đây, tùy thuộc vào những gì công nghệ mà họ có với họ:

Nếu họ không có công nghệ mang lại với họ, họ có thể in các tài liệu phát tay trước bằng cách sử dụng chương trình đọc Adobe Acrobat miễn phí mà họ có thể đã có trên máy tính của họ. Nếu các handout là một bản sao của slide PowerPoint là một slide trên mỗi trang, tôi đề nghị họ sử dụng các thiết lập để in bốn trang trên mỗi tờ giấy để làm cho tài liệu phát tay dễ dàng hơn để thực hiện và giảm thiểu tác động đến môi trường.

Nếu họ đang sử dụng một máy tính xách tay, họ có thể tải về các tập tin tài liệu phát tay cho máy tính xách tay của họ và sử dụng chương trình Acrobat Reader để thêm ghi chú dán vào slide để nắm bắt những ý tưởng trong bài trình bày. Bản tin này với các ghi chú kèm theo sau đó có thể được xem xét lại sau cuộc họp và chia sẻ với những người khác khi cần thiết.

Nếu họ đang sử dụng một điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng máy tính, họ có thể sử dụng một file PDF hoặc đọc sách chương trình để ghi chép. Trong một chương trình đọc sách, bạn có thể chọn văn bản trên một trang và đính kèm một bookmark và chú thích ghi chú để tham khảo sau này. Nhiều ứng dụng đọc PDF trên các nền tảng khác nhau cho phép bạn thêm ghi chú vào một tập tin PDF. Những tập tin này sau đó có thể được xem xét hoặc chia sẻ sau.

Bằng cách sử dụng các công nghệ hiện có trong những cách thức mới, tôi nghĩ rằng chúng tôi là gần gũi hơn với những ngày chúng ta sẽ có thể tổ chức nhiều cuộc họp mà không tài liệu phát giấy. Nếu đối tượng của bạn là công nghệ kích hoạt và loa của bạn cảm thấy thoải mái với khán giả ghi chú trên các thiết bị của họ trong quá trình bày, bạn có thể muốn thử phương pháp này và nhận được phản hồi khán giả để chỉnh nó cho các loại cuộc họp bạn tổ chức.

TRANG THIẾT BỊ ĐỂ THỰC HIỆN KHI TRÌNH BÀY