Phần hỏi đáp cuối buổi thuyết trình rất quan trọng tăng tương tác, lôi kéo sự quan tâm và là cơ hội để bạn mở rộng thêm nội dung chia sẽ. Tuy nhiên đây cũng là phần rất khó khăn khi đa phần khán giả khá mệt mỏi sau một thời gian dài tập trung nghe bạn nói nên không còn hứng thú cho phần này nữa. Bạn cảm thấy bất lực khi không thể lôi kéo khán giả tích cực tham gia đặt câu hỏi cho bài thuyết trình của bạn mặc dù họ có vẻ rất quan tâm đến phần nội dung mà bạn nói. Để khán giả thoải mái trao đổi hơn, bạn có thể tham khảo những lời khuyên sau:
Chuẩn bị kỹ lưỡng thiết kế powerpoint đẹp
Điều này có vẻ hiển nhiên, không cần phải nhắc nhở. Nhưng thực tế đã có rất nhiều nhà thuyết trình tự làm hỏng phần hỏi đáp vì không thể trả lời thuyết phục các câu hỏi của khán giả. Họ luôn ấp úng và có nhiều sai sót trong phần trả lời.
Hãy chắc chắn rằng đã tham khảo đủ tài liệu và nắm vững kiến thức cho bất cứ câu hỏi nào, sau đó bắt tay vào làm slide đẹp, ấn tượng. Muốn được như vậy bạn phải tích cực đầu tư nghiên cứu cũng như luyện tập kỹ. Một trong những phương pháp luyện tập hay là tự đặt ra các câu hỏi cho mình và tập trả lời chúng.
Đừng để những câu hỏi làm gián đoạn phần trình bày powerpoint thuyết trình của bạn
Đôi khi vấn đề lại đến từ các khán giả quá nhiệt tình đặt câu hỏi vào lúc bạn vẫn còn đang thể hiện nội dung của bài thuyết trình. Những câu hỏi không đúng lúc gián đoạn bài nói chuyện của bạn.
Để tránh trường hợp này, bạn hãy thống nhất với khán giả ngay từ đầu là bạn sẽ trả lời mọi câu hỏi liên quan khi kết thúc bài thuyết trình. Khán giả có thể yên tâm là mình được hỏi và họ cũng có khả năng đưa ra câu hỏi tốt hơn sau khi đã nghe toàn bộ nội dung mà bạn muốn trình bày.
Đưa ra câu trả lời đơn giản, dễ hiểu
Vào thời điểm này, mọi người đã khá mệt mỏi rồi, bạn không nên thử thách sự tập trung của họ bằng câu trả lời quá rắc rối, phức tạp. Hãy nói ngắn gọi, đơn giản thôi vì bạn vẫn có thể bổ sung cụ thể hơn nếu khán giả yêu cầu cơ mà. Sử dụng thêm dữ kiện, số liệu và nêu kinh nghiệm trước đây cũng là cách hay cho một câu trả lời ngắn gọn mà thuyết phục.
Mặt khác, hãy thẳng thắn thừa nhận nếu như vấn đề đó bạn không biết hoặc không thể trả lời ngay lập tức. Hứa rằng bạn sẽ tìm hiểu thêm và trả lời họ sau.
Mặt khác, nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói thật với họ. Tốt nhất là trung thực còn hơn là đưa ra một câu trả lời sai. Hãy nói với họ rằng bạn sẽ tìm hiểu về câu hỏi của họ và trả lời cho họ sau. Điều này sẽ đảm bảo được lòng tin của người nghe.
Trả lời ngắn gọn
Cố gắng đưa ra câu trả lời ngắn gọn, súc tích, tiết kiệm thời gian của khán giả. Cố gắng trả lời hết tất cả các câu hỏi, nếu như còn thời gian có thể quay trở lại bổ sung cho những câu hỏi cần giải thích thêm.
Nhắc lại những câu hỏi rắc rối
Hỏi lại để chắc chắn rằng bạn hiểu đúng điều mà khán giả muốn hỏi, ngoài ra nó giúp bạn có thêm thời gian để suy nghĩ và đưa ra một câu trả lời tốt hơn. Việc nhắc lại có thể làm cho một câu hỏi có vẻ như không dễ trở nên rõ ràng hơn, như vậy nó sẽ dễ hiểu hơn.
Cho biết bạn sẽ trả lời thêm bao nhiêu câu hỏi nữa
Đây chính là cách để bạn thông báo cho khán giả biết rằng phần Hỏi-đáp sắp kết thúc. Khán giả sẽ có thời gian chuẩn bị hơn và không phật ý khi phần này kết thúc đột ngột mà họ chưa được hỏi.
Memilus Presentation Agency|Thiết kế powerpoint chuyên nghiệp
