Nhiều việc đã được báo cáo gần đây trên báo chí về cuộc họp làm xanh hơn bằng cách loại bỏ các tài liệu phát cho các bài thuyết trình. Những gợi ý là tờ rơi chỉ nên có sẵn như là một tập tin PDF có thể tải về để tiết kiệm giấy lãng phí khi quá nhiều tờ rơi được in hoặc những người không dùng chúng sau khi trình bày. thiết kế brochure
Tôi đồng ý rằng chúng ta nên làm những gì có thể để cứu hành tinh, nhưng tôi đã phải vật lộn với đề nghị này về tờ rơi. Nếu chúng tôi chỉ cung cấp cho các handout sau phiên họp, người tham dự sẽ không nhớ những gì điểm quan trọng mà họ tìm thấy hữu ích nhất bởi thời gian họ tải về và nhìn vào các handout. Nếu chúng ta làm cho PDF có sẵn trước khi phiên giao dịch và yêu cầu mọi người in bản sao của chính mình, có chúng tôi thực sự giải quyết vấn đề (và kinh nghiệm của tôi là hầu hết quên in tài liệu trước khi họ rời khỏi cuộc họp). thiết kế profile
Lý do tôi sử dụng một handout là vì tôi muốn tham dự để ghi chép về cách áp dụng những ý tưởng tôi chia sẻ trong tình trạng của mình. Tôi không muốn họ cố gắng để ghi chép các chi tiết nội dung của tôi; tất cả chúng ta đã làm điều đó trong trường học và chúng ta là quá khứ mà bây giờ. Tôi muốn họ có một bản sao của các điểm nội dung chính của tôi để họ có thể ghi lại và thảo luận về khả năng áp dụng; không dành hầu hết thời gian cố gắng để nắm bắt những gì tôi đang nói. Vì vậy, tôi đã vật lộn với cách mọi người có thể ghi chú trên một tài liệu phát tay điện tử.
Với sự tăng trưởng to lớn trong điện thoại thông minh và máy tính bảng, cùng với sự sẵn có của máy tính xách tay rộng, chúng ta có thể đạt đến một điểm nơi này bây giờ có thể. Một cách tiếp cận mới sẽ chỉ được thông qua nếu nó là dễ dàng để sử dụng và sẽ không chi phí thuyết trình, hoạch định cuộc họp, và người tham dự rất nhiều thời gian hay tiền bạc trong việc mua thêm phần mềm. Hãy để tôi phác thảo các bước mà các diễn giả và hoạch định cuộc họp có thể làm để làm cho tờ rơi điện tử hữu ích hơn cho người tham dự cuộc họp, mà không cần nỗ lực nhiều hơn hoặc chi phí, sử dụng phần mềm hiện tại mà là phổ biến rộng rãi. thiết kế catalog
Nó bắt đầu với các thuyết trình làm handout họ có sẵn cho các kế hoạch cuộc họp hoặc trực tiếp đến tham dự như một tài liệu PDF. Nếu người trình bày muốn những người tham dự để có một bản sao của các slide của mình, họ chỉ đơn giản là có thể lưu các tập tin PowerPoint như là một tập tin PDF (built-in cho PowerPoint 2007 trở lên), lựa chọn mà trượt để bao gồm trong các handout. Để làm cho nó dễ dàng để đọc trên một thiết bị di động, tôi đề nghị handout này được lưu dưới dạng một slide trên mỗi trang trong PDF. Nếu người trình bày có một handout tạo trong Word hoặc một chương trình khác, chỉ cần lưu nó vào một tập tin PDF. Một số nhà hoạch định cuộc họp có thể lựa chọn để yêu cầu giả để cung cấp các nguồn tập tin và tạo ra các tập tin PDF mình.
Tiếp theo, các kế hoạch họp (hoặc thuyết trình nếu các tài liệu được cung cấp trực tiếp), cần để cho phép cho ý kiến trong các tài liệu PDF. Điều này đòi hỏi một bản sao của Adobe Acrobat Pro phần mềm đầy đủ, không chỉ riêng chương trình Reader miễn phí. Hầu hết các tổ chức có một bản sao có sẵn. Các kế hoạch cuộc họp cần phải mở tập tin PDF họ đã có được từ mỗi người trình bày, và lưu nó sau khi kích hoạt chức năng cho ý kiến trong Acrobat. Điều này cũng cho phép các kế hoạch cuộc họp để làm cho tên tập tin handout phù hợp cho những người tham dự và thêm bất kỳ bản quyền hoặc cuối trang khác cho từng trang. thiết kế catalogue
Bây giờ các tập tin PDF sẵn sàng, các kế hoạch họp (hoặc trình), tải lên các tập tin vào một trang web nơi mà người tham dự có thể tải về để sử dụng trên một máy tính xách tay, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Các tham dự viên được nhắc nhở trước rằng họ cần phải tải về các tập tin tài liệu phát tay và mang chúng đến cuộc họp như không có tài liệu phát giấy sẽ được cung cấp. Bằng cách làm cho các tờ rơi có sẵn trên web, người tham dự còn có thể download các tài liệu phát tay trong quá trình bày nếu dịch vụ wi-fi là có sẵn.
Những người tham dự xem và ghi chép trên các tờ rơi trong các cách sau đây, tùy thuộc vào những gì công nghệ mà họ có với họ:
Nếu họ không có công nghệ mang lại với họ, họ có thể in các tài liệu phát tay trước bằng cách sử dụng chương trình đọc Adobe Acrobat miễn phí mà họ có thể đã có trên máy tính của họ. Nếu các handout là một bản sao của slide PowerPoint là một slide trên mỗi trang, tôi đề nghị họ sử dụng các thiết lập để in bốn trang trên mỗi tờ giấy để làm cho tài liệu phát tay dễ dàng hơn để thực hiện và giảm thiểu tác động đến môi trường.
Nếu họ đang sử dụng một máy tính xách tay, họ có thể tải về các tập tin tài liệu phát tay cho máy tính xách tay của họ và sử dụng chương trình Acrobat Reader để thêm ghi chú dán vào slide để nắm bắt những ý tưởng trong bài trình bày. Bản tin này với các ghi chú kèm theo sau đó có thể được xem xét lại sau cuộc họp và chia sẻ với những người khác khi cần thiết.
Nếu họ đang sử dụng một điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng máy tính, họ có thể sử dụng một file PDF hoặc đọc sách chương trình để ghi chép. Trong một chương trình đọc sách, bạn có thể chọn văn bản trên một trang và đính kèm một bookmark và chú thích ghi chú để tham khảo sau này. Nhiều ứng dụng đọc PDF trên các nền tảng khác nhau cho phép bạn thêm ghi chú vào một tập tin PDF. Những tập tin này sau đó có thể được xem xét hoặc chia sẻ sau.
Bằng cách sử dụng các công nghệ hiện có trong những cách thức mới, tôi nghĩ rằng chúng tôi là gần gũi hơn với những ngày chúng ta sẽ có thể tổ chức nhiều cuộc họp mà không tài liệu phát giấy. Nếu đối tượng của bạn là công nghệ kích hoạt và loa của bạn cảm thấy thoải mái với khán giả ghi chú trên các thiết bị của họ trong quá trình bày, bạn có thể muốn thử phương pháp này và nhận được phản hồi khán giả để chỉnh nó cho các loại cuộc họp bạn tổ chức.
