Đầu tiên chúng ta hãy tìm hiểu khái niệm báo cáo thường niên là gì và tại sao doanh nghiệp lại cần phải thiết kế báo cáo thường niên chuyên nghiệp !
Một báo cáo thường niên là một báo cáo tổng hợp chi tiết, toàn diện về các thành tựu kinh doanh và các số liệu tài chính của năm vừa qua.
Mục đích của báo cáo thường niên là cung cấp cho các cổ đông, nhà đầu tư, nhà tài trợ và các bên quan tâm khác các số liệu cụ thể một công ty, hiệu suất tổng thể, tình trạng tài chính và định hướng chiến lược.
Hơn nữa, đối với các công ty đại chúng, báo cáo tài chính hàng năm cơ bản được yêu cầu bởi pháp luật. Nhưng hầu hết đa số các doanh nghiệp vẫn thường thiết kế cho mình một báo cáo hàng năm thân thiện với người dùng hơn cho nhân viên, khách hàng và nhà đầu tư của họ.
Những báo cáo này không giống như những báo cáo tài chính nhàm chán – chúng được cách điệu, hào nhoáng và mang thương hiệu nặng nề.
Trước khi thiết kế báo cáo thường niên dạng này, chúng ta phải cân nhắc rất nhiều thứ: cần có những thông tin gì, cách tốt nhất để trực quan hóa các số liệu tài chính, cách bố trí văn bản, sử dụng màu sắc nào, sử dụng phông chữ nào, v.v.
Đó là lý do tại sao Sandclock đã tập hợp hướng dẫn mở rộng tất cả mọi thứ bạn cần biết để tạo ra một báo cáo thường niên hấp dẫn, hiệu quả.
Chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách xem xét các thành phần thiết yếu của báo cáo hàng năm trước khi chuyển sang các thực tiễn tốt nhất về thiết kế mà bạn sẽ cần để tạo một báo cáo có tác động.
Một báo cáo hàng năm nên chứa gì?
Sandclock sẽ giới thiệu cho bạn tập trung vào một báo cáo thường niên theo phong cách đồ họa và có thể sử dụng cả vào mục đích truyền thông
Hầu hết các báo cáo hàng năm hướng tới người tiêu dùng bao gồm một vài phần cốt lõi, bao gồm:
- Một trang bìa
- Mục lục
- Một slogan về tầm nhìn của công ty
- Điểm nổi bật về tài chính
- Chiến lược
- Hiệu suất và mục tiêu triển vọng
Như đã thấy trong ví dụ báo cáo hàng năm dưới đây, mỗi phần thường chứa hỗn hợp văn bản và dữ liệu, được hiển thị bằng các biểu đồ và đồ họa đơn giản.
Tuy nhiên, gần đây, các công ty nhỏ hơn đã bắt đầu phân loại với nội dung báo cáo hàng năm của họ.
Họ đã bắt đầu sử dụng các báo cáo của mình để cung cấp cho khách hàng một cái nhìn nội bộ về tất cả các hoạt động kinh doanh hàng năm của họ. Các cột mốc, thành tích đáng chú ý … tất cả mọi thứ họ tự hào và muốn thể hiện.
Cho dù bạn gắn bó với định dạng truyền thống hay thực hiện một cách tiếp cận vui tươi hơn, bạn cũng nên bắt đầu với một mẫu báo cáo hàng năm đã sẵn sàng. Mẫu bố cục dựa trên lưới này giúp dễ dàng tùy chỉnh cho mọi loại nội dung:
Một trong những thách thức lớn nhất của việc thiết kế báo cáo hàng năm là tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa phong cách và chức năng.
Chức năng của báo cáo hàng năm là truyền đạt các số liệu, số tài chính và hoạt động chính cho các bên liên quan. Phong cách của báo cáo không nên làm mất chức năng đó.Sử dụng các thực tiễn tốt nhất về thiết kế sau đây để đảm bảo phong cách của báo cáo hỗ trợ truyền thông rõ ràng và không bỏ đi nội dung của báo cáo.
1. Tạo trang bìa báo cáo thường niên có tác động cao với hình ảnh lớn
Trang bìa của báo cáo hàng năm của bạn nên lấy và giữ sự chú ý của độc giả. Điều này có thể khó đạt được nếu không có sự giúp đỡ của một nhà thiết kế chuyên nghiệp.➡️➡️➡️ Cách giải quyết?
Sử dụng hình ảnh lớn, chất lượng cao làm tiêu điểm của trang bìa của bạn để tạo hiệu ứng táo bạo, bắt mắt.
Trong ví dụ báo cáo thường niên này, các khối màu sáng được kết hợp với hình ảnh toàn trang để tạo ra một thiết kế đơn giản nhưng nổi bật.
2. Chọn biểu đồ phù hợp cho số liệu báo cáo hàng năm của bạn
Báo cáo hàng năm là tất cả về các con số, có nghĩa là một thành phần quan trọng của việc tạo ra một báo cáo hàng năm hiệu quả là chọn biểu đồ phù hợp cho mỗi số liệu.
Các loại số liệu được tìm thấy trong hầu hết các báo cáo hàng năm, bao gồm:
- Số liệu tài chính ( doanh thu, thu nhập trên mỗi cổ phiếu, tốc độ tăng trưởng, tỷ suất lợi nhuận)
- Xu hướng tài chính mỗi tháng
- Phân tích doanh số theo thị trường và sản phẩm
- Hiệu suất tài chính hàng nămLoại dữ liệu bạn đang trực quan sẽ xác định loại biểu đồ bạn sử dụng. Hãy cùng xem xét các loại hình ảnh trực quan tốt nhất cho từng loại số liệu.Sử dụng các bảng xếp hạng số lượng lớn của Wikipedia để tóm tắt các điểm nổi bật về tài chính.
Phần nổi bật về tài chính của một báo cáo hàng năm nên tóm tắt các sự kiện và số liệu quan trọng nhất của năm một cách đơn giản và chính xác.
Cách dễ nhất để hiển thị loại số liệu khác nhau này trong một không gian nhỏ là chỉ cần viết ra những con số đó bằng văn bản lớn, in đậm.
Như bạn có thể thấy trong ví dụ dưới đây, biểu đồ số lớn truyền đạt các số liệu chính một cách nhanh chóng, rõ ràng và có tác động.
➡️➡️➡️ Sử dụng biểu đồ đường thẳng để hiển thị xu hướng hàng tháng.
Biểu đồ đường thẳng là cách trực quan tiêu chuẩn để theo dõi các thay đổi theo thời gian, điều này rất cần thiết trong báo cáo hàng năm. Các nhà đầu tư và cổ đông sẽ muốn xem xu hướng theo từng tháng cho tất cả các loại số liệu tài chính, bao gồm doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận và chia sẻ thu nhập.
Biểu đồ đường là hoàn hảo để so sánh và đối chiếu xu hướng bán hàng giữa các đối thủ cạnh tranh, như đã thấy trong ví dụ báo cáo thường niên này:
➡️➡️➡️ Sử dụng thanh xếp chồng hoặc biểu đồ bánh rán để hiển thị thành phần thị trường.
Một thành phần cốt lõi khác của phần tài chính của một báo cáo hàng năm là phân khúc thị trường, cho thấy sự phân chia doanh số hàng năm thành các loại khác nhau.
Bạn có thể chia nhỏ doanh số bán hàng của mình theo khu vực địa lý, theo danh mục sản phẩm, theo hồ sơ khách hàng … bất cứ điều gì giúp doanh nghiệp của bạn xác định cơ hội phát triển và cải thiện.
Theo truyền thống, các phân tích bán hàng được hiển thị bằng biểu đồ hình tròn hoặc bánh rán, một phương pháp tiêu chuẩn để hiển thị các mối quan hệ một phần cho toàn bộ.
Biểu đồ hình tròn trực quan để đọc, nổi tiếng là công cụ trực quan hóa dữ liệu kém. Hầu hết mọi người rất dễ phân biệt giữa kích thước của các phân khúc màu sắc trong biểu đồ tròn
Một lựa chọn tốt hơn sẽ là một biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau, được thấy trong báo cáo phân khúc thị trường dưới đây.
➡️➡️➡️ Sử dụng biểu đồ thanh được nhóm để so sánh hiệu suất tài chính hàng năm.
Hiệu suất tài chính hàng năm được nhiều độc giả tiềm năng quan tâm.
Tất cả các nhà đầu tư, nhân viên và khách hàng đều muốn xem hiệu suất hiện tại của một tổ chức so với các năm trước. Nó có thể được coi là số liệu quan trọng nhất được đưa vào một báo cáo hàng năm.
Phương pháp hiệu quả nhất để trực quan hóa hiệu suất hàng năm là với các biểu đồ thanh được nhóm lại, giống như các biểu đồ trong báo cáo thường niên năm 2017 của GE. Các thanh bên cạnh nhấn mạnh những thay đổi từ một năm sang năm tiếp theo.
3. Sử dụng dấu màu đậm để làm nổi bật các sự kiện chính, trích dẫn và số liệu
Màu sắc không bao giờ nên được sử dụng đơn giản để trang trí trong một báo cáo hàng năm.
Mặc dù tính thẩm mỹ nên được xem xét, màu sắc chủ yếu nên được sử dụng để tăng cường giao tiếp – để làm rõ thông tin trên trang.
Như tôi vừa đề cập cho các biểu đồ thanh ở trên, màu sắc có thể được sử dụng để làm nổi bật thông tin chính. Nó có thể được sử dụng để thu hút sự chú ý của người đọc về các sự kiện, số liệu hoặc điểm dữ liệu đặc biệt quan trọng trong màn hình hiển thị văn bản và dữ liệu dày đặc thông tin.
Kiểm tra cách sử dụng màu vàng để tạo độ tương phản trực quan trong ví dụ báo cáo thường niên này
Sự tương phản giữa nền màu xanh lá cây và màu nổi bật màu vàng thu hút sự chú ý đến các thông tin có giá trị nhất: dữ liệu! Sự tương phản tạo ra các điểm tập trung thị giác, giúp chúng ta hiểu được thông tin trên trang.
Khi tạo báo cáo hàng năm của bạn, hãy cố gắng chọn một màu nổi bật và áp dụng nó cho mọi điểm dữ liệu quan trọng mà bạn muốn người đọc chú ý đến. Càng sáng, càng tốt!
4. Tạo một hệ thống phân cấp rõ ràng để làm cho báo cáo hàng năm của bạn không bị bỏ lỡ thông tin
Các báo cáo hàng năm thường khá nặng thông tin, với rất nhiều thông tin kỹ thuật trên mỗi trang.
Để ngăn người đọc của bạn khỏi bị lạc (hoặc tệ hơn: chán), điều quan trọng là phải tạo một hệ thống phân cấp thông tin rõ ràng trên mỗi trang. Hệ thống phân cấp này sẽ giúp người đọc của bạn điều hướng qua báo cáo, cho phép họ dễ dàng lướt qua các thông tin thích hợp nhất.
Bạn có thể tạo cấu trúc phân cấp bằng cách thay đổi kích thước, trọng lượng và vị trí của các yếu tố khác nhau. Các tiêu đề nên lớn hơn các tiêu đề phụ, các số liệu chính phải đậm hơn văn bản cơ thể nói chung, chú thích biểu đồ nên nhỏ và nhẹ, v.v.
Kiểm tra cách phân cấp văn bản nâng cao khả năng đọc của báo cáo hàng năm về hiệu suất của công ty dưới đây. Các tiêu đề và số chính được in đậm, đen, văn bản lớn, làm cho chúng nổi bật so với phần còn lại của trang, trong khi văn bản ít thích hợp hơn, như nhãn và chú thích, nhỏ hơn và tinh tế hơn
Khi tạo hệ thống phân cấp trực quan này, điều quan trọng là phải chú ý đến các nguyên tắc của kiểu chữ. Bạn không muốn dùng typography để đánh lạc hướng khỏi nội dung của báo cáo thường niên.
Dưới đây là một vài nguyên tắc cần ghi nhớ:
Sử dụng tối đa ba phông chữ khác nhau để đảm bảo văn bản thú vị nhưng không hỗn loạn.
Sử dụng phông chữ cách điệu cho văn bản tiêu đề và phông chữ tối thiểu cho văn bản cơ thể.
Sử dụng các trọng lượng và kiểu chữ khác nhau để tạo độ tương phản và vẽ mắt.
5. Tạo báo cáo hàng năm của bạn trên lưới để bố trí trang cân bằng
Sandclock thực sự khuyên bạn nên sử dụng lưới để định dạng thiết kế báo cáo hàng năm của bạn.
Xây dựng khung lưới cơ bản sẽ đảm bảo tính nhất quán từ trang này sang trang khác, đồng thời cho phép bạn thử nghiệm các tác phẩm khác nhau (để giữ cho báo cáo của bạn thú vị).
6. Tập trung vào những gì quan trọng với một báo cáo hàng năm cô đọng
Các báo cáo hàng năm ngắn, một trang (còn được gọi là báo cáo một trang) đang trở nên phổ biến như là một thay thế cho các báo cáo hàng năm nhiều trang. Các báo cáo này chỉ bao gồm các số liệu quan trọng nhất, giúp bạn có thể nắm bắt hiệu suất của một tổ chức trong nháy mắt.
Một trong những chìa khóa để báo cáo thường niên một trang thành công là bảng màu đơn giản. Cặp màu xám trung tính với một màu sáng nổi bật duy nhất cho một cái nhìn đẹp, gắn kết.
Kết luận
Sandclock hy vọng hướng dẫn này đã trả lời câu hỏi, một báo cáo thường niên là gì. Để kết thúc, đây là tất cả các thực tiễn tốt nhất về thiết kế mà bạn nên ghi nhớ khi tạo báo cáo thường niên tiếp theo.
Tạo trang bìa báo cáo thường niên có tác động cao với hình ảnh lớn
Chọn biểu đồ phù hợp cho số liệu báo cáo hàng năm của bạn
Sử dụng các dấu màu đậm để làm nổi bật các sự kiện chính, trích dẫn và số liệu
Tạo một hệ thống phân cấp rõ ràng để làm cho báo cáo hàng năm của bạn bị bỏ qua
Tạo báo cáo hàng năm của bạn trên lưới để bố trí trang cân bằng
Tập trung vào những gì quan trọng với một báo cáo hàng năm cô đọng
Vẫn không chắc chắn làm thế nào để thiết kế một báo cáo hàng năm? Hãy liên hệ ngay với Sandclock nhé!
➡️➡️➡️ tham khảo thêm tại: dịch vụ thiết kế báo cáo thường niên
Thiết kế Báo cáo thường niên là gì ?
Thiết Kế Annual Report Vinamilk 2018
Dự án Báo Cáo Thường Niên Vinamilk 2018 do Memilus thiết kế và in ấn
